10 načinov za bolj produktivne sestanke

Vsi smo že sedeli na delovnih sestankih, za katere se je zdelo, da se ne bodo nikoli končali, nato pa smo odšli z občutkom, da nismo dosegli ničesar. Ocenjuje se, da neučinkoviti sestanki podjetja letno stanejo zelo veliko. Vendar to ne pomeni, da smo lahko povsem brez srečanj. Kateri so najboljši načini, da ostanejo vaši sestanki osredotočeni, produktivni in po urniku?

1. Naredite dnevni red in se ga držite

Če določite dnevni red in ga vnaprej razdelite, vsi prisotni vedo, o čem se bo (in o čem ne) razpravljalo in se lahko pripravijo. Če se držite svojega dnevnega reda, bo sestanek ostal v skladu s temo in prihranil čas. Če se pojavi nekaj pomembnega, kar ni pomembno za vašo trenutno razpravo, načrtujte drug čas za pogovor o tem.

2. Povabite samo ljudi, ki morajo biti tam

Povabite le tiste zaposlene, ki lahko prispevajo k razpravi ali morajo slišati, kaj se dogaja, da lahko opravljajo svoje delo. Zmanjšanje števila udeležencev pomeni, da se bodo vsi na sestanku ukvarjali s temo in lahko prispevali produktivne prispevke, kar ohranja razpravo na pravi poti in preprečuje izgubo časa. Prav tako preprečuje, da bi osebje, ki mu ni treba prisostvovati, zapravljalo čas, ki bi ga lahko porabili za drugo delo.

3. Vključite udeležence

Osebje bo bolj vključeno v sestanek, če bo imelo možnost sodelovati in podati svoje mnenje. Poskrbite, da vaši sestanki ne bodo postali predavanja. Kjer je primerno, dajte vsakomur platformo, da prispeva in se počuti kot cenjen član ekipe.

4. Preverite, ali konferenčna soba ustreza vašim potrebam

Prepričajte se, da je soba, v kateri nameravate imeti sestanek, primerna. Je sejna miza dovolj velika? Ali ima soba dovolj konferenčnih stolov? Nasprotno, če je prisotnih le nekaj ljudi, ali je soba prevelika? Presenečeni bi bili nad tem, kako lahko pohištvo konferenčne sobe spremeni ozračje; poskus, da bi priložnostna ekipa nadoknadila zamujeno za mizo v sejni sobi, bo izklopila tok. Če te stvari preverite vnaprej, prihranite pet do deset minut na začetku vsakega sestanka, ki jih ljudje porabijo za namestitev, in naredite vaš sestanek bolj produktiven.

5. Predhodno preizkusite tehnologijo

Če pred sestankom porabite nekaj minut za preverjanje, ali vsa tehnologija deluje, lahko prihranite veliko časa, tako pri osebnih kot pri virtualnih sestankih. Če vodite sestanek, pridite zgodaj, da se pripravite in povežete. To pomeni, da lahko začnete takoj, ko vaša ekipa prispe.

6. Prepovejte mobilne telefone

Mobilni telefoni so glavni vir motenj na sestankih. Še več, če le ena oseba gleda v svoj telefon, bo to zmotilo dinamiko celotne skupine. Brez telefonov se ljudje osredotočijo, sprostijo in več pogovarjajo drug z drugim, kar vodi do bolj produktivnega srečanja in ustvarja boljše odnose.

7. Poskusite s sestankom stoje

Ali ste vedeli, da sestanki v povprečju trajajo 34 % dlje, ko udeleženci sedijo kot ko stoje? S konferenčno mizo za sedenje in stanje lahko enostavno organizirate produktivne sestanke stoje, ki so kratki in jedrnati. Kot dodaten bonus se je izkazalo, da položaj spodbuja sodelovanje in izboljšuje sodelovanje.

8. Spremenite kuliso

Novo okolje lahko pritegne osebje in navdihne sveže ideje. Poskusite iti v lokalno kavarno, da se srečate s skupino, ali najemite prostor za pomembne sestanke. Če želite iti še dlje, organizirajte sprehod in pojdite na prosto. Ne pozabite obvestiti vseh vnaprej, da lahko pridejo pripravljeni in uživajo v izkušnji!

9. Končajte sestanek z jasnim fokusom

Na koncu sestanka jasno povejte, kaj je bilo doseženo in kakšne odgovornosti imajo ljudje v prihodnje. Nato pošljite povzetek e-pošte, da povzamete ključne točke; vključite razčlenitev vseh nalog, ki jih je treba dokončati z roki, tako da vsi vedo, kaj se od njih pričakuje.

10. Brišite nepotrebne sestanke

Raziskave kažejo, da 70 % pisarniških delavcev meni, da je v delovnem tednu preveč sestankov, 45 % pa meni, da jim sestanki preprečujejo, da bi nadaljevali z delom. Prepričajte se, da organizirate sestanke le, kadar je to potrebno, da vaša ekipa ve, da so pomembni in se ne boji zapravljati časa, ki bi ga lahko bolje porabili za svoje delo.

Z ohranjanjem sestanka na pravi poti lahko dosežete več v krajšem času, pustite ekipo bolj motivirano in prihranite poslovni denar.